Les bienfaits de la signature numérique ne sont plus à démontrer dans le cadre de la transformation digitale. Si vous souhaitez moderniser l'ensemble des processus de votre entreprise, vous bénéficierez directement de ces avantages : au gain de temps réalisé s'ajoutent des économies conséquentes sur vos coûts de fonctionnement. D'une façon générale, le fait de digitaliser vos signatures augmentera sensiblement la productivité de votre organisation. Mais comment choisir le bon logiciel ?
Si vous avez déjà choisi un logiciel pour votre entreprise, qu'il s'agisse d'un outil commercial ou qu'il soit dédié au marketing, vous savez déjà que les meilleurs critères de choix résident dans vos besoins concrets. Le principe demeure inchangé pour le choix de votre outil de signature électronique : celui-ci doit avant tout apporter une solution efficace aux problématiques spécifiques auxquelles vous devez faire face au quotidien. Avant de choisir votre logiciel ou de vérifier sa valeur juridique, vous aurez donc tout intérêt à vous pencher sur les processus de votre organisation qui requièrent la signature d'une ou de plusieurs parties. Interrogez donc vos collaborateurs pour vous faire une idée précise de ces besoins : ils vous fourniront certainement des pistes de réflexion intéressantes.
Dans un second temps, le choix de votre logiciel de signature digitale devra répondre à des exigences purement légales. En effet, ce procédé technique est rigoureusement encadré par la législation européenne, elle-même retranscrite dans le droit français. Il vous faudra donc vous tourner vers des prestataires de confiance, dont la certification officielle apparaît clairement sur le site web dédié. Vous pourrez également contacter différents éditeurs pour les interroger directement sur la valeur légale des solutions qu'ils proposent : ne prenez surtout pas de décision définitive avant d'avoir obtenu des réponses claires sur ce point !
Une fois que vous aurez clairement établi les problématiques et les besoins de votre entreprise, vous pourrez commencer à comparer différentes solutions. Sans oublier de vérifier la valeur juridique des outils que vous étudiez, pensez également à consulter leurs différentes fonctionnalités. Quels sont les formats pris en charge ? La plupart des logiciels vous permettront de signer en ligne l'ensemble de vos documents numériques, qu'ils soient édités avec Word ou qu'ils soient déjà convertis en fichiers PDF. Si vous prévoyez d'étendre le procédé de la signature digitale à l'ensemble de votre organisation, tous départements confondus, vous devrez également être sûr de pouvoir créer des accès pour tous les collaborateurs concernés, sans surcoût éventuel. Enfin, n'hésitez pas à tester les fonctionnalités d'un logiciel lorsqu'un essai gratuit vous est proposé. Là encore, vous gagnerez à impliquer vos collaborateurs pour prendre la bonne décision et choisir l'outil le plus adapté !
Conseil n° 1 : établissez les besoins de votre organisation
Si vous avez déjà choisi un logiciel pour votre entreprise, qu'il s'agisse d'un outil commercial ou qu'il soit dédié au marketing, vous savez déjà que les meilleurs critères de choix résident dans vos besoins concrets. Le principe demeure inchangé pour le choix de votre outil de signature électronique : celui-ci doit avant tout apporter une solution efficace aux problématiques spécifiques auxquelles vous devez faire face au quotidien. Avant de choisir votre logiciel ou de vérifier sa valeur juridique, vous aurez donc tout intérêt à vous pencher sur les processus de votre organisation qui requièrent la signature d'une ou de plusieurs parties. Interrogez donc vos collaborateurs pour vous faire une idée précise de ces besoins : ils vous fourniront certainement des pistes de réflexion intéressantes.
Conseil n° 2 : effectuez les vérifications juridiques nécessaires
Dans un second temps, le choix de votre logiciel de signature digitale devra répondre à des exigences purement légales. En effet, ce procédé technique est rigoureusement encadré par la législation européenne, elle-même retranscrite dans le droit français. Il vous faudra donc vous tourner vers des prestataires de confiance, dont la certification officielle apparaît clairement sur le site web dédié. Vous pourrez également contacter différents éditeurs pour les interroger directement sur la valeur légale des solutions qu'ils proposent : ne prenez surtout pas de décision définitive avant d'avoir obtenu des réponses claires sur ce point !
Conseil n° 3 : comparez et testez différents logiciels spécialisés
Une fois que vous aurez clairement établi les problématiques et les besoins de votre entreprise, vous pourrez commencer à comparer différentes solutions. Sans oublier de vérifier la valeur juridique des outils que vous étudiez, pensez également à consulter leurs différentes fonctionnalités. Quels sont les formats pris en charge ? La plupart des logiciels vous permettront de signer en ligne l'ensemble de vos documents numériques, qu'ils soient édités avec Word ou qu'ils soient déjà convertis en fichiers PDF. Si vous prévoyez d'étendre le procédé de la signature digitale à l'ensemble de votre organisation, tous départements confondus, vous devrez également être sûr de pouvoir créer des accès pour tous les collaborateurs concernés, sans surcoût éventuel. Enfin, n'hésitez pas à tester les fonctionnalités d'un logiciel lorsqu'un essai gratuit vous est proposé. Là encore, vous gagnerez à impliquer vos collaborateurs pour prendre la bonne décision et choisir l'outil le plus adapté !